SA8000认证咨询-深入解析SA8000管理体系审核注意事项与员工访谈策略

II.审核注意事项，SA8000:  9. 管理体系

II.A. 回顾关键问题，SA8000:  9. 管理体系

审核员应对下列问题进行审核：基于结果的证据，中小型企业的管理体系，社会责任代表，工人培训，员工参与，以及内部审核。该清单并不详尽，审核员需要根据具体的生产设备和当地的情况修改和/或扩充本清单。

1. 基于结果的证据(确凿证据)

a) 在每次的审核报告中重点对待：公司管理体系的状态，包括对供应商的管控，和体现公司对其供应商、分包商和次级供应商监测报告的进度。

b) 妥善保存记录仅仅是SA8000管理体系中的一个组成部分。在进行审核时，更重要的是核实公司是否采取了具体且适当的行动以改善执行效果并保证持续合规性。合理的合规性证据不应是单面的。审核员应多方面查看证据的来源，以及实际变化的确切程度。审核员应检查以下核心问题，它们可以帮助审核员具体化审核程序：

1. SA8000中的书面政策有多少得到了实施？
2. 该公司遵从哪些程序？
3. 这些流程和程序是如何被评估的？
4. 随着时间的推移，这些程序和流程是如何得到改进的？
5. 员工是否了解所实施的SA8000中的要素和涉及到的程序？

c) 对工人和管理者进行良好的访谈是至关重要的。审核员应设法核实是否存在就位的相符程序，以确保涉及本标准的每一项相关问题都能保持持续的合规性。体系有效性的证据包括管理层人员和工人对其的广泛理解。但是更重要的是，工人和管理者对某一特定程序或体系进行解释的能力，变化和改善的证据应是能观察到的。例如：

1. 如果存在就位的体系，可以保证工人的健康和安全，那么事故的发生率应有所下降或一直处于较低水平。
2. 如果一家工厂符合SA8000对于工作时间的要求，然而该工厂的竞争对手全部要求其工人工作时间多加班20%或30%，那么审核员应询问该工厂任何做到遵守本标准的要求。取得了什么样的变化？是什么样的原因使得工作时间的大幅度减少？
3. 是否与供应商、分包商或级次供应商就SA8000相关问题进行多次的沟通？是否存在他们遵守和改变的证据？如果绩效结果显示该体系没有成效，审核员应深入调查以确定书面加载的体系是否在实际中使用。

2. 中小型企业的管理体系

a) SA8000旨在促进系统的合规性，而不是单单的要求"检查清单"或“检查日”的做法。出于该原因，本标准的管理体系要求则非常重要。如果正确的解读，这些要求对中小型企业（SMEs）不应该形成不均衡的挑战。通过管理体系审查进行验证的基本要素有：承诺，沟通，以及有效性。对于中小型企业，他们所实施的SA8000体系的要素要比大型企业相对容易：

1. 承诺：级别低的管理人员应能够与大部分的管理者密切协调和参与SA8000各个方面的规划和实施。
2. 沟通：对于劳动力较少的企业，这种情况应大大方便高层管理人员直接向工人就公司对社会合规性的规划和意图进行沟通。这也使得对管理者和主管对本标准的要求进行监控更加容易。
3. 有效性：合规性文件（的准备）对中小型企业来说是相当简单的。管理层与工人的沟通可以更多地依靠口头方式和小组会议。审核员还可以更多地依靠工人访谈，因为相比于大型企业，审核员在中小型企业可以实际地接触到更多比例的工人。

3. 社会责任代表

a) SA8000希望能有社会责任代表，管理层代表和工人代表。

1. SA8000管理层代表负责解决工人的关注问题，参与管理层审查，并且要促进SA8000要素的实施过程中的执行和持续改进。管理层代表可以通过高层管理层任命，应有决策权和预算制定权利并根据需要去实施预防和/或整改措施。
2. SA8000工人代表是由其他非管理层、非主管人员自由选举出的非管理层、非主管人员的普通工人，其职责是促进管理层与工人之间的沟通。如果公司存在自由选举的工会，工人应能够进行选举工人代表并且可以在公司的厂址和上班时间进行此选举。然而，公司即使没有工人代表也可以得到认证，但是必须有证据表明工人允许进行选举工人代表。
3. 审核员应通过工人访谈和其他方法，以核实管理层没有干预或操控选举或工人代表的集会。
4. 审核员还应该工厂中的所有工人都知道SA8000工人代表概念的存在和其职责范围。工人代表是接收关于本标准不合规性的工人匿名意见和投诉的重要渠道。工人代表应有权促进与管理层人员就本标准的相关问题进行沟通。然而，实施SA8000不是工人代表应负的责任；合规性的责任由高层管理人员负责。
5. 正如SA8000规定所述，工人代表不是、也不应该被视为可以替代工会。工人代表不具有从事于集体谈判的法律权利，仅仅是公认的工会才具备该权利。SA8000工人代表不应该以任何方式削弱工会或其代表（的基础）（根据国际劳工组织第98号公约第2条）。SA8000工人代表的权利有限，尤其是作为公司为了实现SA8000合规性一部分努力而被选举工人代表。出于此原因， SA8000工人代表没有、也不应该设法获得更宽泛的代表职责（例如集体谈判），除非该SA8000工人代表同时曾经被自由选举为工会或工人组织的代表。审核员应核实能明确表明两个实体间区别的沟通情况，包括培训资料、人力资源手册，和其他形式的沟通记录。

4. 工人培训

a) 审核员应核实每名员工是否定期接受关于社会责任问题的培训；培训的频率对于公司的离职率水平是否充足；SA8000的要求是否已知并且各级员工对其了解；而且执行SA8000的要求的明确责任是否有明确定义。对于最终为本标准的合规性负责的高级管理层人员来说是尤其重要的。

b) 如果管理者不能够流利的讲工人使用的语言或者工人是文盲，审核员应分别单独询问管理者和工人SA8000的要求和沟通时如何实施的。为了让员工充分的了解指示且从培训中获益，公司应向各级员工提供以当地语言编写的全部培训资料。SA8000标准本身应被翻译成当地语言，对于实施所需的相关资料（如公司政策和涉及本标准的相关程序）也应该翻译成当地语言。如果公司存在文盲工人，管理者应负责提供带有配图的口头解释。在所有情况下，公司应维持此类型培训的记录以及如何实施的记录。审核员应访问员工以确定该培训的有效性。

5. 员工参与

工人对SA8000管理体系的成功实施作出巨大的重要贡献；所以在进行审核时，审核员应把工人的参与作为合规性的重要参考指标。审核员应检查以下几点作为确定工人参与程度的参考：

a) 是否已经把公司的政策和程序传达给所有的工人？

b) 工人是否有机会参与和检查SA8000合规性的实施？

c) 工人关心的问题和提出的投诉是否得到了解决？

d) 整改行动方案是否及时且全面？

6. 内部审核

内部审核和管理层审查是保证持续改进的实用手段，也是审查SA8000管理体系的有效工具。审核员应核实是否有采取全面的定期内部审核和/或管理层审查或同等的定期审查，并且高层管理人员对此进行检查且监测结果。

7. 供应商/分包商和次级供应商的管控

a) SA8000第7节规定公司应该为SA8000组织向供应商、分包商、次级供应商寻求一份书面承诺。审核员应注意仅是作为合规性证据所要求的文件，但不是审核通过的充分条件。

b) 为了更好地评估公司对供应商/分包商、次级供应商管控的执行效果，审核员应重点审查公司根据社会责任政策和执行对供应商和分包商的评估和选择是否有就位的体系。审核员可以对以下事项进行调查：

1. 公司在供应链中如何选择商业伙伴；
2. 公司如何吸引、鼓励供应商、分包商、次级供应商遵守合规性；
3. 公司为员工提供了什么样的培训和支持以供其选择；和
4. 公司是如何帮助供应商、分包商和次级供应商实现本标准的具体安排，比如确保订单有充足的交货时间、建立更好的合同条款，作为对符合本标准要求的证明（或重大进展）。

c) 这些要求同样适用于劳务供应商，包括临时就业机构和家庭作业工人。在审查合同工和家庭作业工人的待遇时，审核员应调查这些安排的意图。这类合同的数量是否大量且富有规律性？是否以连续的短期合同的方式进行雇佣？如果是这样，该过程是否表明公司意在逃避为全职员工提供法定工资和福利？例如，许多国家规定为员工在年底支付双倍或三倍工资。例如在拉丁美洲国家，雇主们有时为了逃避支付”Aguinaldo”报酬拒绝雇佣长期合同工人。（参见报酬章节）

8. 家庭作业工人的管控

a) 在劳动密集型企业中，越来越多的制造商使用家庭作业工人以降低成本，而且在许多情况下，以此逃避法律义务。家庭作业体系为任何社会合规性项目的实施增加了难度和挑战。有证据表明，由于家庭作业工人并不在公司的厂址内工作，也没有公司主管的监管，所以他们在以下方面有更高的风险：过度的工作时间、领到低工资、几乎没有获得或少量的法定福利，以及获得很少或根本没有健康安全保护。

b) 为了确保家庭作业工人符合SA8000在工作时间方面的要求，审核员需要通过工厂对家庭作业工人进行良好的了解。进行此类调查的可行方法，包括但不限于：

1. 检查工厂的产能，查对工厂的生产记录和其他产能指标。
2. 检查国家法律中可能涉及家庭作业工人的法规。法规内容可能涉及到(退休)储蓄计划、医疗保健、儿童保育，以及损坏的产品或材料的（处理）政策。
3. 采访当地工会和其他提倡保护（家庭作业）工人的组织，以确定关于家庭作业工人的当地雇佣常规。

9. 投诉和申诉

SA8000要求的9.11条和9.12条适用于公司致力于解决关切问题和采取整改措施。SA8000要求中的9.11条和9.12条适用于公司解决关切问题和采取整改措施。除了公司的投诉制度之外，工人们（或利益相关方）还可以向（SAAS）社会责任认证机构认可的认证机构和SAAS组织提交投诉或分享对被认证公司的担忧问题，或者个别审核员或认证机构的某些行为。审核员应确认工人和其他利益相关方了解投诉和申诉程序的所有三个级别并且有访问的渠道，而且工人接受过如何使用这些访问方法的培训。更多涉及SA8000认证企业解决投诉问题过程的详细说明，请参见《投诉和申诉程序》，请访问下面的网站地址http://www.saasaccreditation.org/complaints.htm

II.B. 遵从的证据，SA8000:  9. 管理体系

以下示例可以表明SA8000的合规性，但是单个例子不具有充分性。审核员应根据具体情况及其在实际审核期间发现的内容对该列表进行补充。

工人们的陈述应严格保密以防止其受到可能的报复。

1. 经最高管理层确认过的对SA8000标准中所有要求的全面承诺书。

2. 高层管理人员定期就社会合规性问题向工厂业主和/或董事会报告，且有通信或会议纪要等可证明这些讨论的证据。

3. 具备社会责任声明文件，其中明确定义社会责任的执行程序和政策，提供预防性策略和方案，并涵盖整个SA8000内容。

4. 社会责任声明中使用员工懂得的语言，且要分发给全体员工使员工理解其内容。

5. 管理层审查和监测报告是最新版本，这些文件已经存档并可供审核员审查。这些审查文件展示出持续改进的进展，并且工人访谈对这些进展进行了证实。

6. 工人报告称，管理层代表是容易接近的而且响应工人所关切的问题。

7. 工人熟悉社会责任工人代表，并且他们能够识别出工人代表就本标准相关事宜促进沟通的方法。

8. 工人知道SA8000工人代表与其他工会代表的区别。

9. 所有员工都知晓和理解高层管理人员对SA8000的承诺声明。

10. 投诉体系向所有利益相关方公开使用，员工知道且能够有效地使用内部的保密投诉体系。有证据表明该体系在使用中（例如，经理证明已经解决投诉问题，将决议公布于众，并且有工人证实该信息）。

11. 所有主要供应商和分包商（包括所有的合同劳务供应商）对实施SA8000的承诺声明中的姓名、地址和签名信息已存档保存。

12. 有证据表明，公司的代表对供应商、分包商和次级供应商的经营进行过审查和其他的监控。

13. 合同劳务供应商，无论是否在工厂现场，在审核期间都可以联系到并且愿意合作，能够证明自己符合SA8000标准。

14. 合同工（或临时工）、家庭作业工人获得适当的薪酬和受到得体的对待（符合SA8000要求），并且他们表明并没有回避支付工人符合SA8000要求的工资和福利。

15. 如果存在工会，SA8000工人代表是按照该工会程序进行选举的。

16. 公司针对本标准中的每个要素制定出的公司政策，用当地语言公布；并且员工知道找到这些政策副本的具体位置

17. 社会责任管理层代表的内部监控报告应与工会和工人访谈内容一致。

18. 具备（信息）分配体系，即把关于公司对SA8000标准而制定的公司政策和执行，通过管理层的监控和审查报告分发给工人和其他利益相关方。

19. 工人和利益相关方知道如何获得这些报告。

20. 公司年度报告中提及进行SA8000的认证，或该公司通过其他方法公开其认证。

21. 在监督审核时，利益相关方证实该工厂通过认证，并且熟悉其相关政策。

22. 审核员还应该需找能证明有到位的良好整体管理体系的证据。以下为示例：

a) 一般营业执照

b) 公司社会责任政策

c) 高级管理层中的社会责任代表

d) SA8000要求的文件材料以及其执行情况

e) 管理层遵守对SA8000的合规性审查，并且向员工传达相应结果的报告

f) 对承包商/次级供应商/家庭作业者的招聘和监控程序

g)工厂的成本核算和产能规划——表明稳定的就业机会、产能，和维持合规性的能力（例如，如果企业存在严重的现金资金流动问题，那么该企业可能在一年中的某段短期时间符合标准）

h) 人事档案文件

i) 记录员工工时的系统

j) 工资单和工资条

k) 生产记录；同工资作对比，以核实上报的工作时间是否精准

l) 支付社会保险基金的证明文件

m) 员工意识，对社会责任审核的内部和外部沟通结构

n) 健康和安全风险的管理体系

o) 急救证书和设备，经过培训的人员

p) 健康和安全培训的证明文件

q) 危险或有毒化学品的文件记录

r) 电梯和机械设备的检查文件

s) 事故记录和事故处理报告

t) 劳工合同和保安人员

u)产假的证明文件 （序号错误）

II.C. 员工访谈策略，SA8000:  9. 管理体系

1. 审核员应采访工人代表，工会的任何成员，以及普通员工。这些访谈的内容将会特别敏感，因为管理者很容易会视这些意见是对自己的批评而不是对管理体系本身而言。出于此原因，所有的工人访谈必须保密，在管理层人员不在场的情况下进行；如有可能，在远离工作场所的地方进行采访。工人的陈述应严格保密，以防工人遭到可能的报复。

2. 对员工进行SA8000管理体系的采访时，开始采访时应先确认员工对公司具体的社会责任政策/程序的了解程度，员工是否知道SA8000工人代表的职责和责任。

3. 员工最起码应该能够回答的基本问题包括：

a) 工人是否知道本标准的内容，以及本标准张贴的位置？

b) 工人是否知道如何进行投诉？

c) 是否有工人代表？大多数员工是否知道工人代表是谁，他/她是如何被选为代表的，他/她在工作场所内的职责是什么？如果没有工人代表，这是工人们的选择吗？

1. 如果员工对此知之甚少，审核员应对管理层对工人SA8000政策和程序的培训和指导方案的充分性和有效性做进一步的调查。认知度低的另一个原因可能是员工的离职率高。如果员工的离职率高，审核员应调查离职率高的根本原因，例如，进一步调查工资和工时情况。
2. 如果员工对此认知度高，审核员可以询问一些更复杂的问题：关于工人和/工人代表参与SA8000管理体系实施方面的问题。有用的相关问题包括，但不限于：

a.SA8000工人代表是否有机会同管理层就工人关注的SA8000相关问题进行有效的沟通？

b.工人是否能有效地使用SA8000的机密投诉/申诉制度？

c. SA8000工人代表是否定期向管理层人员传达工人所投诉的问题？

d. SA8000工人代表是否有机会参加公司供应商/分包商或次级供应商的内部审查和监督？

e. SA8000工人代表是否有机会获取SA8000所有相关信息和报告？

f. SA8000工人代表是否有机会参与管理审查？

g. SA8000工人代表是否有机会参与审核期间的开始会议和结束会议？

h. SA8000工人代表是否向工人同事反馈任何采取的整改措施？

III.背景信息，SA8000:  9. 管理体系

III.A. 国际准则

国际劳工组织的《家庭工作公约》（第177号公约）是SA8000要求为了确保公司公平对待家庭工人和其他类型工人的规范性准则。该标准关于家庭工作的具体规定的意图是保护家庭作业工人。

1. 核实管理层并不是为了规避法定的工资和福利而雇佣家庭工人，这一点对审核员来说是非常重要的。为此，国际劳工组织制定了第177号公约，鼓励成员国制定和执行相关政策以保护家庭作业工人。
2. 国际劳工组织第177号公约中第4条规定的核心原则，可作为管理者和审核员的指导原则。

a) 有关家庭工作的国家政策，应当在考虑家庭工作的特点，以及凡适宜时，考虑适用于在企业中从事的相同或类似类型工作的条件的情况下，尽可能地促进家庭工人和其他工资劳动者之间的待遇平等。

b) 特别应当在下列方面促进待遇平等：

1. 家庭工人建立或参加他们自行选择的组织的权利及参与此种组织活动的权利；
2. 防止就业和职业方面的歧视；
3. 职业安全与卫生方面的保护；
4. 报酬；
5. 法定的社会保障的保护；
6. 获得培训机会；
7. 允许就业或工作的最低年龄；
8. 生育保护。

III.B. 关于SA80000管理体系之背景

1. SA8000管理体系包括组织，程序和资源，并通过一个机构加以利用达到最终目的，是一个将企业的一切活动连贯、系统地整合到一起的操作系统。
2. SA8000管理体系可确保企业在安全、体面的工作条件下达到最高效率的原因：

a) 它是总体业务计划不可或缺的部分（即，合规性不能依赖于良好的商业周期）；

b) 公司的业主和董事会成员在管理体系的社会和财务方面进行直接的投资。

企业应使董事会级别的成员对公司的社会目标作出承诺，董事会应定期收到更新的社会绩效，就像对待财务业绩一样。SA8000提倡高级管理层履行承诺，但是高层管理仅承诺承担公司业主及董事会成员的责任。

3. 企业需投入相应的时间和财力，才能更好的运用这个全面的管理体系。尽管对于中小型企业来说，该项投资可能是巨大的。但是，管理体系对企业的增值、提高运作能力、提高并保持竞争力等几方面的表现也是备受认可的。其中具体可见的成效有：

1. 实现风险性计划的有效管理
2. 对关键工序的统一控制;
3. 减少了管理，培训和运营三方面的费用；
4. 避免了绩效偏差和事倍功半；
5. 为全体员工提供一个公共的信息平台，促进沟通；
6. 促进员工遵守法律法规；
7. 实现良好工作实践的制度化；
8. 持续改善。

4. 现在有各个方面的标准化管理，如质量管理系统中的ISO 9001:2000,环境管理系统的ISO 14001。而SA8000系统不同于以上两种以及其他管理系统，原因在于它所关注的核心问题是工人的权利及其工作环境。除了差别，以上所有提及的系统都有五个共同的要素：策略，计划与执行，业绩审查与评估，调控和沟通。

1. 策略：策略是所有管理系统的核心要素，其中包含了总目标和任务。以SA8000系统为例，其中就阐述了企业关于劳动权和工作条件的的承诺，该承诺可视为企业的社会责任政策。
2. 计划与执行：具体的构架，程序和过程的计划于执行是实施一个企业策略，方案的关键。在计划和执行企业的社会责任政策时，SA8000需要一个附加的成分——供应商控制。
3. 绩效审查与评估：绩效审查与评估是核查企业是否有效的，彻底的执行了流程和程序的必要手段，也是企业正确实施方针策略的标志。通过对每项策略执行情况的审查与评估，企业能够为进一步提升建立一个能基线及多个目标。工人的反馈则是保证绩效审查高效、有益进行的基础。
4. 调控：调控是一个管理系统中必不可少的部分。当企业须遵守法规或是企业承诺的自愿性标准时，管理系统就会在此基础上，制定调控方案和持续监督的措施。
5. 沟通：一个有效的管理系统中应包含一个开放的沟通系统。对内，企业应保证各个阶层的员工都能够通过定期的培训、咨询和其他方式了解企业的社会责任，政策及流程，并能加以利用。对外，有关各方也需要足够的信息，对核查企业遵守SA8000的情况及其总体的工作情况做一项独立评估。

5. SA8000在传统的管理系统要素的基础上，增添了策略及流程两项，这两项不仅注重提升工作地点的条件，还主张加强员工和管理层间的关系。SA8000系统与其他管理系统有几项共同的关键要素，因此它类似于其他现行的系统。然而，SA8000系统有别于其他系统就在于，它独特之处在于对工人及其工作环境的关注。企业应呼吁各阶层员工参与到SA8000各方面的活动中来，尤其是雇佣者须保持沟通的工人代表，包括SA8000的工人代表和工会工人代表。